BDK Travel

Conditions générales

Conditions générales


1.Modalités d’inscription

Les inscriptions se font via notre site internet : www.bdktravel.be. Si vous êtes dans l’incapacité de réserver via le net, vous pouvez contacter notre bureau lors des heures d’ouverture (du lundi au vendredi de 8h à 18h) au 063/43.30.49.

Si vous bénéficiez d’une réduction, il faut impérativement nous le communiquer lors de l’inscription (via l’onglet commentaire) afin que nous régularisions le montant à payer lors de la confirmation. Attention, nous n’accordons plus de réduction après payement.

Lorsque vous inscrivez votre enfant à un stage, vous recevez automatiquement un récapitulatif de votre inscription. Vous recevrez ensuite un mail de confirmation avec le montant exact à payer.

2. Prix

Le prix du stage comprend :

  • le voyage aller et retour en autocar de luxe
  • le séjour en pension complète (eau à volonté pendant les repas)
  • les draps de lit et les essuies de toilette à l’hôtel
  • l’eau pendant les entrainements
  • un bracelet d’identité BDK
  • un encadrement de qualité et une surveillance assurée 24h/24 par nos entraineurs et moniteurs
  • les activités prévues en fonction du thème choisi
  • l’utilisation du matériel en fonction du thème choisi
  • un tee-shirt
  • un sac de plage

3.Réductions

BDK, en collaboration avec ses partenaires, vous offre des avantages si vous êtes membre chez l'un d’entre eux :

  • Partenamut (Euromut)

40 % sur le prix d’un séjour + 10,00 €/jour (max 10 jours/an) remboursés par la mutuelle au retour du participant sur base de l’attestation de participation (vous la recevrez par email dans le courant du mois suivant le stage).

Cette intervention n'est accordée qu'une fois par année civile dans le cadre de l'accord liant BDK à Partenamut. Si l'affilié s'est déjà vu octroyé la réduction lors d'un séjour antérieur par la mutualité, et n'en a pas averti BDK, BDK se réserve le droit de réclamer les sommes non couvertes par son partenaire Partenamut.

  • Omnimut

40 % sur le prix d’un séjour à concurrence de 225,00 €. Afin de prouver votre affiliation, une vignette de mutuelle, au nom du participant, doit nous être envoyée par email à espagne@bdkstages.be.

Ces réductions mutuelles ne sont valables que pour les participants de 6 à 18 ans.

  • A partir de 2 séjours consécutifs : 100,00 € pour tous les séjours
  • A partir de 3 séjours consécutifs : 200,00 € pour tous les séjours
  • A partir de 4 séjours consécutifs : 300,00 € pour tous les séjours

Les réductions pour les séjours consécutifs sont valables pour tous et sur un même été.

Les réductions mutuelles et les réductions pour séjours consécutifs ne sont pas cumulables.

Pour plus d'informations, contactez-nous.

D'autres mutuelles octroient également des réductions, renseignez-vous auprès d'elles.

4. Parrainage

BDK récompense les participants qui font connaître leurs séjours en Espagne à leurs amis. Ce parrainage n'est pas d'application pour les frères et sœurs (ou demi-frères et demi-sœurs).  Pour chaque personne parrainée, le parrain recevra un chèque-cadeau d’une valeur de 25,00 € à valoir sur ses excursions durant le séjour.

Conditions pour parrainer un ami (parrain) :

  • être inscrit à un séjour BDK en été AVANT l’inscription du filleul
  • être déjà venu à un séjour BDK lors d'une saison précédente
  • avoir entre 6 et 18 ans

Conditions pour pouvoir être parrainé (filleul) :

  • ne jamais être parti en Espagne avec BDK
  • avoir entre 6 et 18 ans

Le filleul doit OBLIGATOIREMENT renseigner le nom et le prénom de son parrain lors de son inscription en ligne. Nous vérifierons que les conditions sont remplies par le parrain et par le filleul. Si tel est le cas, le parrain bénéficiera de l’avantage. Il en sera informé par email. Le choix de l’excursion ou du chèque-cadeau se fera lors du séjour en Espagne.

Une fois l’inscription du filleul effectuée, il ne lui est plus possible de se faire parrainer.

5. Assurances

Vous avez la possibilité de souscrire à une ou plusieurs assurances :

  • Assistance              25,00 €
  • Annulation            30,00 €
  • Complète (assistance + annulation) 40,00 €
  • Full (assistance + annulation + échec scolaire)             85,00 €

Précisions sur les assurances :

  • Assistance

Les conditions générales de l’assurance assistance sont téléchargeables sur notre site internet dans « documents importants ».

  • Annulation 

Cette assurance ne vous permet pas d’annuler le séjour pour des raisons quelconques. L’assurance annulation n’est valable que pour motif d’hospitalisation du client sur base d’une attestation de l’hôpital. Attention, un simple certificat médical ne suffit pas. Vous trouverez ci-dessous les motifs d’exclusion qui sont d’application tant vis-à-vis de l’assuré que vis-à-vis des personnes dont l’état médical est à l’origine de la demande d’intervention. Sont toujours exclus les dommages, maladies, états de santé, accidents ou décès résultant :

  • de maladies préexistantes à un stade très avancé ou terminal de personnes qui ne sont pas assurées par le contrat au moment de la réservation du voyage ;
  • d’un état d’intoxication d’alcool (supérieur à 0,5 g/l) ou sous influence de stupéfiants, de calmants ou de médicaments non prescrits par un médecin agréé ;
  • d’un accident occasionné par le fait que le conducteur se trouvait en état d’intoxication d’alcool ou sous influence de drogue ou de stupéfiants et où la personne qui est à l’origine de la demande d’intervention de l’assureur était passager ou convoyeur ;
  • des états dépressifs et les maladies mentales ou nerveuses sauf s’il s’agit d’une première manifestation ;
  • des interruptions volontaires de grossesse ;
  • d’un tremblement de terre, d’une éruption volcanique, d’un raz-de-marée, d’une inondation ou d’une autre catastrophe naturelle ;
  • des actes de terrorisme, de guerres, des révoltes, des insurrections, des grèves ;
  • des incidents ou accidents survenus au cours d’épreuves motorisées (courses, rallyes, compétitions, raids…) lorsque le participant y est présent en qualité de concurrent ou d’assistant du concurrent ;
  • des effets thermiques, mécaniques, radioactifs et autres résultant de toute modification dans les parties d’atomes ou radiations de radio-isotopes ;
  • de l’insolvabilité ;
  • des retards causés par les embarras de la circulation récurrents et prévisibles ;
  • de toute raison donnant lieu à l’annulation, transformation ou compensation et qui était connue au moment de la réservation du voyage ou de la souscription du contrat d’assurance ;
  • d’événements survenus en dehors des dates de validité du contrat.
     
  • Echec scolaire :

L’assurance échec scolaire n’est valable que pour les étudiants qui sont dans l’enseignement secondaire. Elle est d’application pour les participants qui doublent leur année scolaire ou qui ont une deuxième session. Dans les deux cas, une copie de l’attestation scolaire devra nous parvenir par email info@bdkstages.be au plus tard 3 jours avant le départ. Sans cette dernière, le remboursement n’aura pas lieu. Le montant du séjour, avec une franchise de 85,00 € pour les frais de dossier, sera remboursé au compte bancaire donneur d’ordre.

6. Modalités de payement

Le payement de l’acompte d’un montant de 180,00 € est à payer lors de l’inscription en ligne. Les assurances éventuelles sont à payer par virement bancaire dans les 5 jours ouvrables à la réception du mail de confirmation. Le solde est quant à lui à payer au plus tard 4 semaines avant le départ. Si la réservation a lieu moins d’un mois avant la date de départ, la totalité du montant doit être payée par virement bancaire dans les 5 jours ouvrables. Pour les éventuelles inscriptions de dernières minutes, le payement est exigible à la réservation et au plus tard avant le jour précédant le départ.

Exception :

Les personnes bénéficiant d’une réduction de 40 % (via Partenamut, Euromut ou Omnimut) doivent payer la totalité de la somme et les assurances éventuelles dans les 10 jours ouvrables (pas d’acompte). Si vous inscrivez plusieurs enfants (frères et sœurs) bénéficiant d’une réduction de 40 %, vous payerez dans un premier temps l’acompte de 180,00 € par enfant et les assurances éventuelles dans les 5 jours ouvrables à la réception du mail de confirmation. Le solde sera à payer au plus tard 4 semaines avant la date de départ. Si la réservation a lieu moins d’un mois avant la date de départ, la totalité du montant doit être payée par virement bancaire dans les 5 jours ouvrables. Pour les éventuelles inscriptions de dernières minutes, le payement est exigible à la réservation et au plus tard avant le jour précédant le départ.

Un système de rappels automatiques est en place. Afin d’éviter tout désagrément, nous vous demandons de respecter ces délais.

7. Politique d’annulation

Une fois votre inscription validée, il ne vous est plus loisible de vous désinscrire sans engendrer de frais. Ne faites donc pas cette démarche à la légère, des frais de dossier de 180,00 € ainsi que le montant des assurances vous seront automatiquement facturés.

  • Délai de rétraction

La législation européenne sur les ventes à distance prévoit un délai de rétractation de 14 jours calendrier pour les contrats conclus par Internet, téléphone ou fax. Passé ce délai, des frais de dossier vous seront automatiquement facturés.

  • Annulation de votre part

Votre demande d’annulation devra se faire par email à l’adresse info@bdkstages.be avec accusé de réception.

  • Annulation + de 30 jours avant le départ                       180,00 € de frais de dossier
  • Annulation de 30 à 10 jours avant le départ                  50 % du prix du séjour
    → avec un min. de 180,00 €
  • Annulation – de 10 jours avant le départ                       100 % du prix du séjour
  • Annulation de notre part

BDK se réserve le droit d’annuler un stage si le nombre de participants n’est pas suffisant pour le bon déroulement des activités. Nous vous préviendrons par email au plus tard 20 jours avant la date du départ. Dans ces conditions, les montants déjà perçus seront remboursés par virement au compte bancaire donneur d’ordre.

8. Périodes

BDK propose des stages et des vacances en Espagne durant une partie de l’été (juillet et août).

9. Encadrement

La surveillance est assurée jour et nuit, 24 heures sur 24 par notre staff de moniteurs et entraineurs diplômés. Il en va de même pour les activités extra sportives telles que shopping, piscine, visites… En aucun cas, les stagiaires mineurs ne seront livrés à eux-mêmes. De plus, les responsables de BDK seront présents durant tous les séjours de l’été afin de veiller à la coordination des équipes d’encadrement.

10. Vêtements et matériel à prévoir

Nous vous demandons de limiter les bagages à maximum une valise (en soute) et un sac à dos (dans le car). Pour les stages sportifs (football, basketball et danse), un sac de sport contenant le matériel sportif est également autorisé (en soute).

Equipement de tous les jours :

  • chaussettes et sous-vêtements en suffisance
  • plusieurs maillots de bain + serviette de plage
  • un pull (certaines soirées peuvent être fraiches)
  • une paire de chaussures de marche (pour les excursions)
  • un vêtement de pluie
  • casquette, chapeau ou autre couvre-chef
  • lunettes de soleil
  • nécessaire de toilette
  • protection solaire (avant et après)
  • petite trousse de pharmacie (pansements, Euceta…)
  • biafine (apaisement coup de soleil)
  • une gourde
  • argent de poche (+ argent pour les excursions à payer en liquide sur place)

Equipement sportif :

  • des essuies de bain pour les douches après les entrainements
  • quatre shorts et six tee-shirts
  • un training
  • une ou deux paires de chaussures de sport (pour le football, pas de crampons en aluminium)
  • quatre paires de bas de sport
  • un sac de sport

Nous vous RECOMMANDONS VIVEMENT d’inscrire le nom et le prénom de votre enfant sur tous les objets lui appartenant (valise, sac, manteau, vêtements…) et d’établir une liste du contenu des bagages. Pensez également à prévoir une étiquette nominative pour la valise et le sac de sport de votre enfant. 

11. Argent de poche

Pour la facilité des stagiaires, nous récoltons l’argent de poche le jour d’arrivée et nous le plaçons en sécurité dans un coffre de l’hôtel. Chaque jour, après le diner, nous assurons une permanence pendant laquelle chaque participant peut venir récupérer l’argent journalier dont il a besoin. Ceci afin d’éviter toute perte ou vol. BDK Stages Sportifs SA décline toute responsabilité si un jeune ne nous confie pas son argent et que ce dernier se le fait voler. Il faut savoir que cette année, les coffres dans les chambres seront payants.

En aucun cas, les membres du staff BDK ne pourront accepter, au départ du car, une remise d’argent pour quelque motif que ce soit (solde de compte, argent de poche ou autre).

12. Documents OBLIGATOIRES

Ces documents doivent OBLIGATOIREMENT être à disposition lors des trajets en car aller et retour (attention, surtout pas dans la valise !) :

  • carte d’identité + une photocopie de la carte d’identité
  • carte européenne d’assurance maladie (délivrée par votre mutuelle, veillez à la date de validité)
  • fiche santé (dûment complétée)
  • autorisation parentale et décharge de responsabilité (dûment complétée)
  • fiche excursions (dûment complétée) + l’argent cash dans une enveloppe fermée au nom de l’enfant

En aucun cas, ces documents ne pourront être remis aux membres du personnel BDK (moniteurs, chauffeurs…). Nous ne pourrons être tenus responsables en cas de perte ou de vol de documents.

13. Prises en charge

BDK se réserve le droit de modifier un lieu de prise en charge au plus tard 7 jours avant la date de départ. Vous serez averti par courrier postal.

Le choix du lieu de prise en charge se fait lors de votre réservation en ligne. Par souci d’organisation, le lieu de départ sera identique à celui du retour. Il est impossible de modifier ce lieu une fois celui-ci choisi.

Nous vous demandons d’être présent au lieu de rendez-vous minimum 15 minutes avant l’heure de départ. Nous vous rappelons qu’aucune somme d’argent et/ou documents ne pourront être remis aux membres du staff BDK (moniteurs, chauffeurs…).

Afin d’apaiser vos inquiétudes quant au bon déroulement de voyage aller, vous pouvez interroger notre répondeur 063/38.08.80 (arrivée prévue vers 11h le lendemain matin du jour du départ) ou consulter notre page Facebook.

Concernant le voyage retour, vous aurez toutes les informations via notre répondeur 063/38.08.82 (arrivée prévue entre 9h et 11h le lendemain du soir de départ de l’hôtel) ou via notre page Facebook.

14. Trajets en autocar

Le voyage est effectué au autocar de luxe afin de privilégier l’aspect confort et la sécurité matérielle. Deux conducteurs expérimentés assurent le transfert selon la réglementation en vigueur (temps de conduite, arrêts, repos…). Les moniteurs et entraineurs présents lors du voyage assureront l’encadrement des participants.

Les voyages s’effectuent de nuit (WC dans l’autocar). Des arrêts sont prévus uniquement pour le changement de chauffeur. Pensez donc à prévoir un casse-croûte pour le souper le jour du départ. Pensez également à prévoir un peu d’argent de poche pour que votre enfant puisse acheter de quoi manger et boire durant le trajet du retour (nous partons après le souper). Nous allons faire les courses avec eux avant l’embarquement du bus.

Recommandations pour le trajet en car :

  • un training ou une tenue confortable
  • un oreiller pour le confort
  • un encas 
  • de quoi se désaltérer (les boissons alcoolisées sont évidemment interdites)

15. Répartition des chambres

La répartition des chambres se fait, dans la mesure du possible, par groupe de quatre participants du même âge ayant choisi la même activité. Les filles et les garçons seront bien évidemment dans des chambres séparées.

Si vous souhaitez que votre enfant partage la même chambre qu’un de ses camarades, il faut impérativement qu’ils aient le même âge et qu’ils soient dans le même stage/séjour. Il est inutile de le préciser lors de l’inscription car la répartition des chambres se fera à l’hôtel le jour d’arrivée. Il suffit que les participants le mentionnent au responsable à ce moment-là.

16. Activités

Journée type :

07h30 : lever + toilette

08h00 : petit déjeuner + rangement de la chambre

09h00 : départ vers les sites d’entrainement ou de loisirs

09h30 : entrainements/jeux/détente/activités + douche

11h30 : détente (plage/piscine)

13h00 : diner

14h00 : repos + banque (permanence argent de poche)

15h00 : détente (plage/piscine) + activités

17h00 : départ vers les sites d’entrainements

17h30 : entrainements/jeux/détente/activités + douche

20h00 : souper

21h00 : activités du soir, promenade en ville

22h30 : coucher des plus jeunes

23h45 : coucher des plus grands

Les horaires peuvent évidemment être sujet à modification.

17. Règles de vie

Les règlements d’ordre intérieur des stagiaires et des vacanciers sont téléchargeables sur notre site internet dans « documents importants ».

BDK Stages Sportifs SA se réserve le droit d’exclure un participant si son comportement porte préjudice ou se trouve en conflit avec les intérêts, le confort ou le bien être du groupe. Dans ce cas, le participant sera renvoyé chez lui après que le responsable ait pris contact avec ses parents/tuteurs légaux. Le retour en Belgique se fera à charge de ces derniers. Il n’est pas prévu de remboursement. Il en va de même si le participant emporte avec lui des stupéfiants, de l’alcool ou toute autre substance illicite. Aucun remboursement n’est prévu si l’accès au car lui est refusé. En cas de litige, seuls les tribunaux d’Arlon sont compétents.

18. Perte – vol – dégradation

BDK Stages Sportifs SA décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de détérioration d’objets.  Nous vous conseillons donc de contracter une assurance familiale dans le cas où un incident de la sorte se produirait. Nous vous demandons également de ne laisser aucun objet de valeur (bijoux, vêtements de marque…) à vos enfants. S’ils désiraient tout de même venir avec un appareil photo, un GSM ou un autre appareil de ce type, il est évident que cela restera sous votre entière responsabilité. En aucun cas, BDK Stages Sportifs SA ne pourra être tenu pour responsable de tels actes.

19.Frais de traitement ou d’hospitalisation

En inscrivant votre enfant à un séjour en Espagne, vous vous engagez à rembourser le montant des frais de traitement ou d’hospitalisation qui découleraient des soins d’urgence à prodiguer sur place. Si votre enfant se retrouve dans cette situation durant son voyage, une facture vous sera envoyée par email dans le courant du mois de septembre avec le montant à payer, souche à l’appui.

20. Droit à l’image

Dans le cadre des stages et des vacances en Espagne, il arrive que les participants soient photographiés/filmés. Ces photos et ces vidéos peuvent être utilisées dans nos outils de communication, à savoir : site internet, page Facebook, publicité, etc. L’inscription à un stage vaut pour accord d’être ainsi photographié/filmé. En cas de refus de cette clause, le parent/tuteur légal demandeur devra envoyer un e-mail à espagne@bdkstages.be avant le départ.

21. Assurance insolvabilité financière

BDK Stages Sportifs SA (A5664) est assurée conformément à l’article 36 de la loi du 16.02.1994 régissant le contrat d’organisation de voyages et le contrat d’intermédiaire de voyages, ainsi qu’à l’Arrêté Royal du 25.04.1997 afin de respecter les engagements envers le voyageur en cas d’insolvabilité financière.

22. Attestation de participation

Vous recevrez l’attestation de participation par email dans le courant de la semaine suivant le stage. Si vous rencontrez des difficultés lors de la réception de cette dernière, contactez notre bureau au 063/43.30.49 ou par email espagne@bdkstages.be.

23. Attestation mutuelle

Vous souhaitez une intervention de la part de votre mutuelle ? Au retour de votre enfant, il suffit de nous envoyer le document type à espagne@bdkstages.be. Nous le compléterons et vous le retournerons par email. Vous pouvez également l’envoyer par courrier à notre bureau avec une enveloppe timbrée. N’oubliez pas de mentionner le nom et le prénom du participant ainsi que la période pour laquelle vous souhaitez une intervention.

24. Votre avis nous intéresse

BDK évolue sans cesse. C’est pourquoi nous vous demandons de compléter notre formulaire de satisfaction. Il est téléchargeable sur notre site internet dans « documents importants ». N’hésitez donc pas à nous donner votre avis. Nous prendrons en considération vos différentes remarques afin d’améliorer la qualité de nos séjours.

25. Contact

Toute au long de l’année, vous pouvez contacter notre bureau au 063/43.30.49 du lundi au vendredi de 8h à 18h. Nous répondrons avec plaisir à toutes vos questions. Vous pouvez également envoyer un mail à espagne@bdkstages.be. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

L’inscription à l’un de nos stages ou séjours en Espagne implique automatiquement l’adhésion à nos conditions générales.

BDK Stages Sportifs SA (licence A5664) - Rue du Boquillon, 48 - B-6860 MELLIER

Tél.: +32(0) 63/43.30.49 - du lundi au vendredi de 8h à 18h

Internet : www.mybdk.be - Email : espagne@bdkstages.be